In Word gibt es verschiedene Verzeichnistypen, eines davon ist das Beschriftungsverzeichnis. Mit Hilfe dieses Verzeichnistypes lassen sich verschiedene Abbildungs-, Gleichungs- oder Tabellenbeschriftungen verwalten. Es ist aber auch möglich, eigene Beschriftungstypen zu erstellen und in Verzeichnissen anzeigen zu lassen. An dieser Stelle wird aber nicht weiter auf die Erstellung und Verwendung von Beschriftungen eingegangen, da die Onlinehilfe dahingehend eine gute Hilfe ist.
Vielmehr soll gezeigt werden, wie sich lange Beschriftungen verkürzt in Beschriftungsverzeichnisse aufnehmen lassen.

Als Beispiel soll die Abbildungsbeschriftung Abbildung 1: Verzeichnistext kein Verzeichnis-text so formatiert werden, dass in das Abbildungsverzeichnis nur der erste Teil Abbildung 1: Verzeichnistext übernommen wird. Der restliche Text wird dann dort nicht angezeigt, steht aber weiterhin in der Abbildungsbeschriftung.

Die Vorgehensweise ist folgende:

1. Einfügen der Beschriftung über Einfügen/Beschriftung
2. Alle Zeichen anzeigen lassen:
   Abbildung·1:·Verzeichnistext·kein·Verzeichnistext¶
3. Einfügen eines Absatzende-Zeichens:
   Abbildung·1:·Verzeichnistext¶
   kein·Verzeichnistext¶
4. Absatzende-Zeichen als "Verborgen" formatieren:
   Abbildung·1:·Verzeichnistext¶
   kein·Verzeichnistext¶
5. Zusatztext (ohne nachfolgendes Absatzzeichen!) als "Standard" oder wie den Beschriftungstext formatieren
   Abbildung·1:·Verzeichnistext¶
   kein·Verzeichnistext¶
6. Prüfen, ob die Bildunterschrift noch vom Typ "Beschriftung" ist und ggf. wieder zuweisen
7. Verborgene Zeichen ausblenden
   Abbildung 1: Verzeichnistext kein Verzeichnistext
8. Abbildungszeichen erstellen, dabei als Option nur die Formatvorlage "Beschriftung" auswählen
   Abbildung 1: Verzeichnistext........1
9. Am Ergebnis erfreuen

Änderung:

17.7.2006: Ergänzung bzgl. Einblenden der Absatzende-Zeichen